办公自动化系统

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办公自动化系统

  我国在国家标准《智能建筑设计标准》(GB/T 50314-2000)中,对办公自动化系统(Office Automation System,缩写为OAS)定义为:它是应用计算机技术、通信技术、多媒体技术和行为科学等先进技术,使人们的部分办公业务借助于各种办公设备,并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统,一实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化系统的目的是尽可能充分地利用信息资源,提高生产率、工作效率和质量,辅助决策,提高管理和决策的科学化水平。
基本特征:
  1)交互性:一般的数据处理是单一的控制流,有事先确定的输入输出,无需人的干预;办公自动化系统则往往需要根据不同的输入调动不同的控制,因而人机对话,人的干预是必不可少的。
  2)协同性:办公活动通常是有组织的分层次的群体活动。因此,办公自动化系统硬支持组织机构内的所有工作人员能够进行协同工作,以完成一项共同的任务。
  3)多学科交叉:办公自动化系统的建立和发展是相关的现代科学技术交叉的结果,是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学、管理科学、系统工程学和现代通信技术等作为支撑平台的。
  4)网络化:现代办公自动化系统是基于计算机网络的,包括局域网(LAN)、因特网(Internet)、内联网(Intranet)和外联网(Extranet)。
  总之,办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它的主要特征有:
  1)是一门综合多种技术的新型学科,它涉及到文秘、行政管理、电子、机械、物理等,它的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学,其直接支撑的技术是计算机技术、通信技术、自动化技术等。
  2)是一个人机信息系统。一个完整的办公自动化系统应包括有信息采集、信息加工、信息船体、信息保存等环节。OA综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。
  3)是人们为了提高办公效率、办公质量和舒适性从而产生更高价值信息的辅助手段。   4)是包括云因、数据、图像、文字等信息的一体化处理,它把基于不同技术的办公设备组合在一个系统中,使办公室具有综合处理这些信息的功能。
  5)办公自动化系统是由通信完了系统(CNS)支持的信息处理系统,它与通信与网络系统密切相关,在建立通信网络系统的同时,也实现了数据交换和资源共享,即实际上已经包括了通信网络系统(CNS)和办公自动化系统(OAS)两个子系统,即两个子系统有着综合的关系,或者说有着集成的关系。
  OA系统覆盖的领域主要有数据处理、文档管理、信息通信、音像处理、辅助决策和日程管理六个方面。
  1)数据处理:日程办公信息的管理、业务统计数据的处理和部分数据的定量化分析处理等等。
  2)文档处理:各种数据、报表、文件、档案数据的存储、查询和管理,各类公文的准备、起草、汇报、下达、审批、批转等等。
  3)信息通信:通过计算机技术、网络技术、卫星、微波等通信技术,将办公室的各类信息(包括语音、图像、文字、数据等)传送到办公室业务所设计的各个地点。
  4)日程管理:自动编排办公业务、工作计划、装备工作文件、记录工作情况等。
  5)音像管理:语音输入、电话/电视会议、音/像数据的存储和通信等。
  6)辅助决策:提供决策者所需要的数据或文档数据查询,提供现代化的高质量的通信系统,以扩大决策者获取各类音像、数据和文档数据的能力,使其各种上报、下达、审批、批转工作不受物理位置和决策者所处的环境的限制。

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